23 Junho 2008 Sem Comentários

photo credit: bobbigmac

A tarefa de organizar os meus contactos e a minha agenda é neste momento uma tarefa recorrente que não tem data de fim, há alguns anos atrás meti na cabeça que haveria de encontrar uma solução definitiva para organizar a informação que se acumula à minha disposição, e continuo à procura…

Cada vez tenho mais a certeza de que essa será uma tarefa impossível de concretizar, pois soluções perfeitas não existem, pelo menos por enquanto.

Enquanto não aparece então a solução perfeita vou-me remediando com algumas soluções intermédias e é disso que vos quero falar hoje.

Antes de optar por qualquer solução uma dúvida essencial me surgiu, a solução passa por um armazenamento central online ou vamos funcionar de forma offline para manter a segurança?

Eu acedo a um computador de 3 formas: portátil (principalmente em casa ou quando vou de fim-de-semana), PC trabalho e PDA. Com esta configuração em mente uma coisa se tornou claro, pelo menos parte da informação vai ter de existir online, para onde quer que vá. Essa informação é, basicamente, os posts que estou a escrever e as suas notas (nunca se sabe quando é que nos dá a inspiração para escrever), as leituras para por em dia do leitor de rss (nunca se sabe quando se tem um tempinho livre para ler 1 ou 2 posts), alguns documentos word e excel, e o óbvio email (quase todo guardado no gmail).

Email:

2 contas principais no gmail, a minha conta pessoal e a conta do spam – a primeira é onde está centralizada toda a minha operacionalidade de email, uma vez que todas as minhas outras contas são, de uma forma ou de outra, direccionadas para esta conta e posteriormente devidamente catalogadas e armazenadas, com o auxílio de alguns filtros automáticos; a segunda conta (que também está redireccionada para a primeira) serve para fazer 90% dos registos em sites ou em aplicações que de alguma forma o requeiram.
Com o registo do ricardoramos.pt, algumas das contas que utilizavam a minha conta do spam estão a ser lentamente migradas para emails deste domínio. No entanto o acesso é sempre feito via a minha conta principal do gmail.

Notas:

É aqui que utilizo a minha mais recente “aquisição”, o Evernote é uma aplicação fantástica para gerir as sempre complicadas anotações que temos aqui e ali. O Evernote funciona lindamente por uma razão muito simples, a sua integração de ambientes é real, ou seja, existe uma aplicação na web, existe uma aplicação para PC (e para Mac) e existe uma aplicação para o Windows Mobile, com sincronização total entre elas. Com o Evernote, tenho as minhas notas sempre comigo, e sem quaisquer limitações, uma vez que o Evernote aceita texto, imagem, vídeo e áudio, e o mais incrível é que a sua funcionalidade de pesquisa consegue detectar textos escritos em imagens (o exemplo é dado com o texto inscrito numa t-shirt fotografada). Apesar de achar que o interface da versão PC deixar muito espaço para melhoramentos em termos de usabilidade, esta é uma aplicação que, em conjunto com Gmail, só largo se for obrigado.

Tarefas:

Já tentei 2 ou 3 vezes iniciar um processo de implementação da metodologia GTD do David Allen, mas em todas elas fiquei pelo caminho ao fim de 1 ou 2 meses. Cheguei à conclusão que a implementação da metodologia me consumia muito tempo e que tal me fazia desistir dela rapidamente. Actualmente estou a tentar implementar uma versão light da metodologia, que passa pela concentração de todas as caixas de entrada de ideias e tarefas num só lugar, o Vitalist. Sempre que me lembro de algo que tenho de fazer, envio para lá um email para que possa tirar isso da minha cabeça. Tento diariamente fazer uma limpeza da inbox, dando algum andamento a todas as tarefas, mas é aqui que eu difiro da metodologia original, porque essa limpeza não é uma obrigação e vou fazendo quando posso e quando tenho algum tempo livre, o que me permite alguma flexibilidade nas actividades sem que me sinta culpado por não ter feito o Dailly Review num determinado dia.

Agenda:

Já consegui finalmente estabilizar numa solução que, de momento, me parece interessante. Tenho a obrigatoriedade de usar Outlook no trabalho, e durante algum tempo apenas utilizei a solução Outlook + Pocket Informant (PDA) não tinha, por isso nenhuma informação da agenda disponível nos computadores de casa. Com a recente disponibilização do Google Sync acrescentei à solução o GCalendar, que me permite facilmente consultar e editar a agenda online, garantindo no final que tudo fica sincronizado com o Outlook do trabalho e posteriormente com o PDA. Parece-me que não dá muito trabalho e é eficaz.

Contactos:

Aqui ainda estou uns passos atrás em relação à Agenda, não só não tenho um local online onde concentrar os contactos (tentei em tempos o plaxo mas não me convenceu), como ainda consigo ter alguns contactos espalhados entre o Outlook e as diversas caixas de correio. Se a Google fizer o mesmo aos contactos que fez com o GCalendar, imagino que a solução possa estar encontrada, mas até lá é ir vivendo com o que se tem, contactos no Outlook sincronizados com o PDA e outros contactos espalhados pelos restantes Webmail.

Documentos:

Alguns documentos menos críticos estão alojados na minha conta do Google Docs, são diversas as vezes em que recorro a este pacote office online para uma ou outra actualização. A lista dos vinhos provados, os docs do trabalho que tenho de terminar em casa, alguns posts mais compridos, a lista de convidados para o aniversário da pequenota, etc. Não só estes documentos estão sempre disponíveis, como também os podemos usar de forma colaborativa, ou seja, podemos convidar alguém a editar os documentos connosco. A tendência deste tipo de aplicações é a de melhorar e de a curto prazo ultrapassar a utilidade das aplicações offline (com a devida excepção para o Microsoft Excel, para mim a melhor ferramenta do mundo e arredores).

Música:

Neste ponto ainda estou a anos luz da organização que queria ter, tenho mp3 espalhados por todo o lado, discos externos, PC casa, portátil, pda, PC trabalho, etc. Eu sei exactamente do que precisava, um iPod, mas tenho tentado por tudo resistir à tentação de mais um gadget, embora saiba que este é diferente, mas seria mais um aparelho para transportar comigo no dia a dia, e as calças já não têm bolsos disponíveis. Como leitor tenho-me concentrado no Media Player 11, é um pouco pesado mas já estou de tal forma adaptado ao interface que tenho alguma resistência à mudança. O que muitas vezes me acontece é que no meio disto tudo dou por mim ligado no last.fm para ouvir música.
Além disso ainda só vou a meio da empreitada de ripar a minha colecção de CDs (500+) para mp3… imagino quando tiver tudo concluído.

Fotografia:

Fotografia, a grande discussão cá de casa, a minha esposa queixa-se de que temos milhares de fotografias tiradas e não as consegue ver quando lhe apetece, é um facto… Não tenho por hábito imprimir fotografias e não gosto de ter fotografias expostas nos Flickrs e companhia, principalmente as da minha filhota. Resultado, milhares de fotografias guardadas no disco externo à espera de serem vistas. O Picassa é uma boa aplicação mas ainda não me convence por completo e ainda não encontrei nada melhor. Agradeço sugestões.

Video:

Não tenho “cópias de segurança” de nenhum filme, nem 1. Todos os filmes e séries que tenho estão armazenados no seu DVD original, pelo que por aí não tenho grande coisa a acrescentar a não ser que uso o fantástico DVD Profiler para os catalogar, uma aplicação que nos permite publicar a listagem online para consulta pública e para efeitos de backup, tem também uma aplicação para PDA que ainda não testei.

Notícias:

Como em tantas outras coisas, para consultar RSS só existe uma aplicação a do Google, o Google Reader é tudo aquilo que necessito para ler as minhas largas dezenas de feeds, é simples é rápido e está sempre disponível. Só há uma coisa que me incomoda, é o facto de não se poder colocar tags em posts específicos sem ser a estrela. O Google Reader tem também um excelente interface para o windows mobile.

Ficheiros Diversos:

Nada como uma aplicação da Google para resolver o nosso problema, como armazenar ficheiros de modo a que estejam sempre disponíveis? Google… Mail? Uma conta de email e um plugin para o Firefox (GSpace) e temos o nosso problema resolvido. Esta foi a minha primeira solução para armazenamento de dados online, é simples e eficaz, com um firefox portable tenho sempre o plugin disponível em qualquer ocasião. Mas aqui há uns tempos decidi testar uma solução nativa, ou seja, que tivesse sido criada para isso mesmo, armazenar ficheiros, foi então que decidi testar o SkyDrive da Microsoft, muitos gigas disponíveis, e uma aplicação simples e eficaz, apesar de um pouco lenta,
e a minha solução preferencial no momento, apesar de ainda utilizar a solução Gmail/GSpace.

Bookmarks:

Del.icio.us, acho que o nome resume o meu sentimento em relação ao melhor serviço de bookmarking do mundo. É uma ferramenta essencial para mim, tenho tudo ali, se um dia decidirem fechar portas vou ter muitas dificuldades em refazer-me do problema criado, “onde é que eu guardo isto?”. Este é o tipo de aplicações que adoro, dizem que disponibilizam um serviço para guardar os links online mediante uma determinada classificação dos mesmos, e o que fazem? Fazem exactamente o que prometeram nem menos e com um pouco mais (algum networking à mistura). Existem imensos artigos sobre as melhores formas de organizar os links, com tags seguindo um determinado critério, eu adoptei uma, mas aconselho-vos a experimentarem e só depois pensarem em organizá-los, pois o tipo de organização dos links vai depender muito do tipo de utilização e dos objectivos que têm para o serviço.